Gestionarea cheltuielilor firmei, de la bon la contabil

Toate cheltuielile firmei și ale angajaților într-un singur loc. Scanezi bonurile cu inteligență artificială, aprobi cheltuielile pe roluri, ții evidența la zi și trimiți contabilului un export gata de importat.

Începe gratuit Management deconturi

Evidența cheltuielilor la zi

Fiecare cheltuială intră în evidență cu bonul sau factura atașată, cu furnizorul verificat la ANAF și cu TVA-ul pe cote.

Cheltuielile angajaților, aprobate

Angajații trimit cheltuielile, managerul le aprobă din aplicație sau din e-mail, iar contabilul primește doar ce a fost aprobat.

Gata pentru contabil

Exporți cheltuielile în Excel, CSV, Saga XML sau QuickBooks, cu documentele justificative păstrate alături de sume.

Ce înseamnă gestionarea cheltuielilor într-o firmă

Gestionarea cheltuielilor înseamnă să știi în orice moment ce a cheltuit firma, cine a făcut cheltuiala, pentru ce și cu ce document o justifică. Într-o firmă mică totul pare simplu: câteva bonuri pe lună, un tabel Excel și un plic pentru contabil. Pe măsură ce apar mai mulți angajați, deplasări, carduri de firmă și plăți în valută, evidența se rupe în bucăți: bonuri pierdute, sume copiate greșit, cheltuieli fără aprobare și contabilul care cere documente la final de lună.

Un sistem de management al cheltuielilor pune ordine în acest flux. Documentul intră o singură dată, datele sunt citite automat, cheltuiala trece prin aprobare, iar la sfârșitul lunii evidența este deja completă. Managerul vede unde se duc banii, angajatul își primește înapoi banii avansați fără să alerge după semnături, iar contabilul primește un dosar complet, cu bonurile atașate.

eDecont.ro a fost construit pentru firmele din România: verifică furnizorii la ANAF, citește TVA-ul pe fiecare cotă de pe bon, convertește valutele la cursul BNR și exportă în formatele pe care le folosesc programele de contabilitate românești.

Management cheltuieli: ce trebuie să urmărești

Documentul justificativ. Fiecare cheltuială are nevoie de bonul fiscal sau de factura din spatele ei. În eDecont.ro documentul rămâne legat de sumă pe tot drumul, de la încărcare la export.
Furnizorul. CUI-ul de pe bon este verificat în timp real în registrul ANAF, inclusiv statusul de plătitor de TVA.
TVA-ul pe cote. AI-ul citește separat fiecare cotă de TVA de pe bon, ca deducerea să fie corectă.
Categoria. Fiecare cheltuială are o categorie, iar tabloul de bord arată distribuția pe categorii și unde se duce cea mai mare parte din bani.
Cine a cheltuit și cine a aprobat. Rolurile de angajat, manager, contabil și auditor stabilesc cine depune, cine aprobă și cine doar vizualizează, iar fiecare aprobare rămâne în istoric.
Dublurile. Un bon încărcat de două ori este semnalat ca posibil duplicat înainte să fie decontat a doua oară.
Valuta. Plățile în valută sunt convertite automat în lei la cursul oficial BNR.

Cum gestionezi cheltuielile angajaților, pas cu pas

Angajatul fotografiază bonul cu telefonul, încarcă un PDF sau trimite documentul pe adresa de e-mail a firmei. Nu are de instalat nicio aplicație.
Inteligența artificială extrage furnizorul, sumele, TVA-ul pe cote și articolele, iar furnizorul este verificat la ANAF.
Angajatul verifică datele, alege categoria și grupează cheltuielile într-un decont de cheltuieli, cu totalul calculat automat.
Managerul aprobă sau respinge din aplicație ori direct din e-mail. Pentru firmele mai mari, administratorul poate activa aprobări în mai mulți pași.
Contabilul exportă cheltuielile aprobate în Excel, CSV, Saga XML sau QuickBooks, iar extrasele bancare CAMT.053 sau MT940 se potrivesc automat cu cheltuielile.

Evidența cheltuielilor în Excel vs. eDecont.ro

Aspect	Excel și plicul cu bonuri	eDecont.ro
Introducerea cheltuielilor	Copiate manual din bon	Citite automat de AI
Documentele justificative	Separat, ușor de pierdut	Atașate fiecărei cheltuieli
Verificarea furnizorului	Căutare manuală pe site-ul ANAF	Automată, în timp real
Aprobarea cheltuielilor	Pe e-mail sau pe hârtie	Pe roluri, cu istoric
Imaginea pe categorii	Tabele pivot făcute de mână	Tablou de bord și rapoarte
Predarea către contabil	Fișier fără documente	Export cu bonurile atașate

Pentru cine este gestionarea cheltuielilor cu eDecont.ro

Firme mici și mijlocii

Pentru firmele care au depășit tabelul Excel și vor o evidență clară a cheltuielilor, fără un ERP greu de pus în funcțiune.

Echipe cu deplasări

Angajații pe teren trimit bonurile din mers, iar diurna și cheltuielile de deplasare ajung în același decont.

Cabinete de contabilitate

Un contabil care lucrează pentru mai multe firme le vede împreună: ce așteaptă aprobare, în ce firmă și de cât timp.

ONG-uri și asociații

Fiecare cheltuială are documentul justificativ alături, ceea ce face raportarea către finanțatori mai simplă.

Întrebări frecvente

Ce înseamnă gestionarea cheltuielilor unei firme?

Gestionarea cheltuielilor înseamnă să știi în orice moment ce s-a cheltuit, de către cine, pentru ce și cu ce document justificativ. Cuprinde colectarea bonurilor și facturilor, verificarea lor, aprobarea cheltuielilor făcute de angajați și predarea evidenței către contabil.

Care este diferența dintre gestionarea cheltuielilor și un decont?

Decontul de cheltuieli este documentul prin care un angajat cere înapoi banii avansați pentru firmă. Gestionarea cheltuielilor este tot procesul din jurul lui: evidența bonurilor, verificarea furnizorilor, aprobarea, rapoartele și exportul pentru contabilitate. În eDecont.ro le faci pe toate în același loc.

Cum țin evidența cheltuielilor firmei fără Excel?

Fotografiezi bonul sau trimiți factura pe e-mail, iar AI-ul extrage furnizorul, sumele, TVA-ul pe cote și articolele. Cheltuiala intră în evidență cu documentul atașat, iar totalurile se calculează singure. Nu mai copiezi date dintr-un bon într-un tabel.

Pot vedea cheltuielile firmei pe categorii?

Da. Fiecare cheltuială are o categorie, iar tabloul de bord arată distribuția cheltuielilor pe categorii și categoria principală, alături de rapoarte și sumare financiare generate de AI.

Ce se întâmplă cu cheltuielile plătite în valută?

Sumele în valută sunt convertite automat în lei la cursul oficial BNR, așa că evidența și exportul pentru contabil sunt în RON, fără calcule manuale.

Este eDecont.ro gratuit?

Poți începe gratuit, fără costuri de pornire, și treci la un plan plătit doar când ai nevoie de mai mulți utilizatori sau de mai multe bonuri scanate pe lună.

Pune cheltuielile firmei în ordine

Creează cont gratuit